Datenschutzerklärung

 

Information zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz gemäß DSGVO

Gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind wir dazu verpflichtet, Sie darüber zu informieren, warum wir Ihre Daten erheben und in welcher Form sie verarbeitet werden. Bitte nehmen Sie sich Zeit für dieses Informationsblatt und verschaffen Sie sich einen Überblick über den Zweck, die Rechtsgrundlagen, sowie die Rahmenbedingungen der Verarbeitung. In diesem Informationsblatt wird durchgehend ausschließlich die männliche Form verwendet, um den Text lesbarer zu gestalten. Es sind jedoch beide Geschlechter gleichermaßen angesprochen und gemeint.

1.1 Personenbezogene und sensible Daten

Der Schutz personenbezogener und sensibler Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Sowohl beim Betrieb unserer Website (www.pflegeaktiv.at), wie auch in unserer Mitarbeiter- und Klientendatenbank, welche in unserem firmeninternen Programm „Black Major“ abgespeichert ist und in unseren Social-Media-Gruppen, die wir für die Kommunikation mit unseren freiberuflichen Mitarbeitern zum Austausch über die Dienste nützen, als auch im Umgang mit unseren Auftragsverarbeitern (Buchhaltung, rumänische Agentur für die 24-Stunden-Pflege, Pflegeheime, Sachwalter etc.) beachten wir die anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener und sensibler Daten und zur Datensicherheit.

Über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener und sensibler Daten innerhalb von pflegeaktiv möchten wir Folgendes festhalten:

1.1.1 Datenerhebung, -verarbeitung und -ablage

Zur Erfüllung vertraglicher und rechtlicher Pflichten und zur Wahrung berechtigter Interessen, sowie im Rahmen Ihrer Einwilligung verarbeiten wir personenbezogene und sensible Daten wie folgt:

• Vor- und Zuname

Die Erfassung von Namen ist notwendig für die Auftragserfüllung.

Geburtstag und Sozialversicherungsnummer

für Klienten:

Wir benötigen Geburtstag und Sozialversicherungsnummer, um

1. Auskünfte über den Gesundheitszustand zu erhalten, beispielsweise vom Hausarzt, von Krankenhäusern, etc.
2. Anträge für Förderungen stellen zu können.

für Mitarbeiter bzw. Auftragsverarbeiter:
Wir benötigen Geburtstag und Sozialversicherungsnummer zur

1. Erfüllung des Auftrags der Organisation der Personenbetreuer und für die damit verbundenen Stellen, wie etwa Sozialversicherungsanstalt, Finanzamt, etc.
2. Erledigung der Beantragung der Gewerbescheine und die damit verbundenen Stellen, beispielsweise Wirtschaftskammer Österreich.

für Angehörige der Klienten
Wir benötigen Geburtstag und Sozialversicherungsnummer der Angehörigen der Klienten zur Antragsstellung für Förderungsangelegenheiten für die Angehörigen, beispielsweise PANG.

Außerdem ist es für diverse Behördenwege notwendig, Vollmachten einzuholen, um den Agenturauftrag erfüllen zu können.

• Adressen und E-Mail-Adressen
Diese sind für den allgemeinen Schriftverkehr und die Rechnungslegung notwendig, sowie um Dienstwege bei der Einplanung und Vermittlung unserer Betreuer zu berücksichtigen. Hier geht es beispielsweise um die Distanz, die ein Betreuer von einem Klienten zum anderen zurücklegen muss.

Telefonnummern
Telefon- und Mobilnummern werden innerhalb des gesamten Service- und Betreuungsteams von pflegeaktiv verwendet, um die Dienstleistung gewährleisten zu können.

Bankverbindungen
Die Bankverbindungen der Mitarbeiter, Auftragsverarbeiter und Klienten werden benötigt, um die Abrechnung der Klienten, sowie die Auszahlung an unsere Mitarbeiter und Auftragsverarbeiter durchzuführen.

Einkommensbescheid und Krankenkasse
Wir benötigen den Einkommensbescheid, um Förderanträge im Namen der Klienten und auf deren Anweisung hin stellen zu können.
Um die Förderungen beantragen zu können, benötigen wir außerdem die Information, bei welcher Krankenkasse der Klient versichert ist.

• Pflegestufe
Um Pflegegeldanträge bzw. Pflegegelderhöhungen nach Auftrag stellen zu können, aber auch für unsere Abrechnung, die (im Mobilen Dienst) nach Pflegestufen erfolgt, benötigen wir die Pflegestufe der zu betreuenden Person. Ebenso lässt sich aufgrund der Pflegestufe die Betreuungsintensität einschätzen.

Befunde und Pflegedokumentationen
Wir fordern Befunde und Dokumentationen von entsprechenden Stellen (Hausarzt, Krankenhäuser, etc.) an und bewahren diese laut angemessener gesetzlicher Frist auf, um unseren Klienten die bestmögliche Betreuung zuzusichern.

•Laufende Pflegedokumentation
Um die optimale und persönliche Betreuung zu gewährleisten, sowie die gesetzlichen Grundlagen im GuKG (Gesundheits- und Krankenpflegegesetz) lt. § 14 Pflegerische Kernkompetenzen zu erfüllen, erstellen wir eine Pflegeanamnese, sowie eine daraus resultierende Pflegeplanung.

Weiters sind wir verpflichtet, eine entsprechende Pflegedokumentation zu führen, in der der gesamte Betreuungsablauf sehr detailliert dokumentiert wird. Dies geschieht einerseits in unserem elektronischen Computersystem, sowie andererseits in der persönlichen Dokumentationsmappe, die vor Ort beim Klienten aufliegt.

Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, dass diese Dokumentationsmappe vertraulich behandelt und aufbewahrt wird, sowie den Auftragsverarbeitern (den Personenbetreuern) zum Zwecke der Pflegedokumentation zur Verfügung steht.

Meldedaten
Zu den Meldedaten zählen Staatsbürgerschaftsnachweis, Geburtsort, Familienstand, private Adresse, Ausweis, Religion, ggf. Geburtsurkunde und Heiratsurkunde. Diese Meldedaten verwenden wir, um unseren Auftrag in der Organisation der Personenbetreuung zu erledigen.

Daten von Kindern und Ehepartnern
Diese werden vor allem von den rumänischen Auftragsverarbeitern benötigt, um die Familienbeihilfe zu beantragen.

• Strafregisterauszug
Dieser wird benötigt, um unseren Auftrag in der Organisation der Personenbetreuung zu erledigen, beispielsweise um das Gewerbe anmelden zu können.

Bewerbungsunterlagen
Hierzu zählen Bewerbungsschreiben, Ausbildungsnachweise, Lebensläufe und Zeugnisse. Sie werden benötigt, um unsere Qualität gegenüber unseren Kunden gewährleisten zu können und Nachweise über die fachlichen Qualifikationen und Kompetenzen unserer Mitarbeiter und Auftragsverarbeiter vorliegen zu haben.

Unterlagen im Rahmen eines Dienstverhältnisses
Im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses werden jene Daten, die aufgrund des Dienstverhältnisses anfallen (z.B. Gehaltsdaten, Krankenstände, Pflegeurlaube, Karenzzeiten etc.) verarbeitet, gespeichert und übermittelt.

Kontaktdaten von Angehörigen bzw. des Klienten selbst
Der Auftraggeber (entweder der Klient selbst oder ein Angehöriger) erklärt sich einverstanden, dass wir Kontaktdaten (Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse, usw.) anderer Angehöriger (beispielsweise des Gatten, der Kinder, der Geschwister) bzw. in einem Naheverhältnis stehende Personen, einholen und diese für Kommunikationszwecke bzw. als Notfallkontakte verwenden und verarbeiten dürfen. Der Auftraggeber ist demnach verantwortlich, dass er das Einverständnis sämtlicher Kontaktpersonen für die Datenweitergabe einholt.

• Schlüsseltresorcodes
Nicht immer kann der Klient selbst die Tür öffnen bzw. sind Angehörige zu Hause. Daher ist es in bestimmten Fällen erforderlich, dass der Betreuer Zugriff auf den Haus- bzw. Wohnungsschlüssel hat. Dieser ist oftmals in einem Schlüsseltresor hinterlegt. Um dem Agenturauftrag nachzukommen und die Betreuung durchführen zu können, ist es daher erforderlich, dass die Betreuer sowie der Dienstservice über den Schlüsseltresorcode verfügen.

• Bildrechte – bzw. Bilddaten

Porträt: Da unsere Firmenpolitik lautet, dass der Mensch das Wichtigste ist und er und seine Lebensqualität im Mittelpunkt stehen, ist uns auch die emotionale Bindung zu unseren Klienten und Mitarbeitern ein Anliegen. Damit auch die Mitarbeiter im Büro „ein Gesicht“ zu unseren Klienten haben, speichern wir ein Porträtfoto unserer Klienten in unserem geschützten Datenbankprogramm. Der Klient kann dies in einer separaten Einverständniserklärung selbstverständlich ablehnen.

Ausflüge, Veranstaltungen, etc.
Unsere Betreuer sind öfters mit unseren Klienten unterwegs – bei Veranstaltungen oder einfach nur auf Ausflügen. Um Erinnerungen zu schaffen und diese festzuhalten, werden mit ausdrücklicher Zustimmung der Klienten auch Fotos davon gemacht. Diese Fotos laden wir ebenso nur unter ausdrücklicher Zustimmung der Klienten, laut der separaten Einverständniserklärung, in unsere Datenbank hoch. Auf Wunsch händigen wir diese selbstverständlich gerne auch an den Auftraggeber aus.

Sollten wir die Fotos zu Werbezwecken verwenden wollen, wird der Klient zuvor informiert und um seine ausdrückliche und separate Zustimmung gebeten.

Bilddaten von Wunden
Diese Daten haben gesetzliche Notwendigkeit betreffend die medizinische Dokumentationspflicht.

Die für unsere Tätigkeiten erforderlichen Daten beziehen wir entweder vom Betroffenen persönlich; sollte dies nicht möglich sein über einen Dritten (z.B. gesetzlichen Vertreter) oder von involvierten Parteien (wie z.B. Hausarzt, Krankenhaus etc.) nach Ihrem Einverständnis.

1.1.2 Datenverarbeitung für Werbezwecke

Jene Daten, die wir im Zuge unseres Vertragsverhältnisses mit Ihnen erlangt haben, werden wir verarbeiten, um Ihnen zum Zwecke der Darstellung und Präsentation unserer Dienstleistungen und Durchführung Marketingmaßnahmen E-Mails oder postalische Briefe zukommen zu lassen oder sie telefonisch zu kontaktieren, dies jedoch maximal bis 3 Jahre nach Vertragsbeendigung. Gegen diese Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung haben Sie ein jederzeitiges Widerspruchsrecht ohne Angabe von Gründen durch ein postalisches Schreiben an unser Unternehmen oder per E-Mail.

1.1.3 Dienstliche Kommunikation

Um eine zeitnahe Berichterstattung und Dokumentation zu gewährleisten, verwenden wir zusätzlich zu unseren Dokumentationssystemen auch Social Network Kanäle. Unsere Mitarbeiter bzw. Auftragsverarbeiter kommunizieren hierbei ausschließlich über Alltagsgeschehen und verbreiten Informationen, die den Empfänger zeitnahe erreichen müssen (z.B. Dienständerungen, akute Vorkommnisse, dringende Erledigungen).

1.1.4 Verantwortliche Stelle

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten, sowie Widerruf ggf. erteilter Einwilligungen oder Widerspruch gegen eine bestimmte Datenverwendung, wenden Sie sich bitte an die verantwortliche Stelle:

Plegeaktiv
Hauptstraße 207
8077 Gössendorf
E-Mail: office@pflegeaktiv.at
Telefon: 03135 / 47 561

Intern ist Frau Nicole Stranzl als Datenschutzkoordinatorin die Anspruchsperson für Fragen. Anlassbezogen kann außerdem unser externer Datenschutzbeauftragter hinzugezogen werden.

1.2 Zweckbestimmung der Datenverwendung

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten verwenden (d.h. verarbeiten und nutzen) wir in erster Linie für die Begründung und Durchführung von Vertragsverhältnissen, sowie zur Ausführung der mit dem jeweiligen Vertragspartner (Mitarbeiter, Klienten, Auftragsverarbeiter) abgesprochenen und veranlassten Tätigkeiten unter deren Zustimmung, sowie um Anfragen zu beantworten und zweckdienliche Informationen einzuholen.

1.3 Einwilligung

Soweit für die von uns erhobenen und verwendeten Daten nach den anwendbaren Rechtsvorschriften eine Einwilligung erforderlich ist, erheben bzw. verarbeiten und speichern wir diese nicht ohne Einwilligung.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; und auch in Fällen, in denen keine Einwilligung der Daten erforderlich ist, kann die betroffene Person durch Mitteilung jederzeit Widerruf einlegen. Nach Erhalt des Widerspruchs bzw. des Widerrufs einer zuvor erteilten Einwilligung stellen wir die Nutzung der betreffenden Daten innerhalb eines Monats ein. An dieser Stelle möchten wir Sie jedoch höflich darauf hinweisen, dass unsere Agenturleistungen, speziell im Kundenservice und der Qualitätssicherung, durch die Löschung jener Daten erheblich eingeschränkt sind.

Darüber hinaus sind wir außerdem trotz Aufhebung der Einwilligung gesetzlich dazu verpflichtet, verschiedene persönliche und sensible Daten, wie Vor- und Nachnamen, Adresse, Geburtstag, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Sozialversicherungsnummer Bankdaten, etc., sowie bei den Klienten gesundheitsbezogene Daten in unserer Datenbank zu speichern. (siehe Punkt 1.5 Speicherfristen)

1.4 Weitergabe der Daten

Ihre Daten erhalten diejenigen Stellen bzw. Mitarbeiter, die diese zur Erfüllung von vertraglichen bzw. gesetzlichen Pflichten sowie berechtigten Interessen benötigen. Darüber hinaus erhalten von uns beauftragte Auftragsverarbeiter (z.B. Pflegepersonal) und sonstige Empfänger (zB. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Versicherungen, Inkassodienstleister, Anwälte unseres Vertrauens, sowie behandelnde Ärzte, Sachwalter etc.) Ihre Daten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten. Nachdem diverse Empfänger und Auftragsverarbeiter regelmäßig wechseln, ist eine diesbezügliche konkrete Benennung nicht möglich.

1.5 Speicherfristen

Wir verarbeiten Ihre Daten, soweit erforderlich für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung, sowie darüber hinaus für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationsfristen. Sprich

• eine steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren nach § 132 Abs. 1 BAO

• eine unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren nach §§ 190, 212 UGB und § 18 Abs. 2 3. Unterabsatz,

• eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Pflegedokumentationen von 10 Jahren nach § 5 Abs. 4 GuKG

• eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren für das Haushaltsbuch sowie die Belege für Personenbetreuer nach § 160 GewO

• eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 3 Jahren für allgemeinen Schadenersatz nach § 1489 ABGB für Entschädigungsklagen (bzw. von 10 Jahren in Zusammenhang mit dem GuKG)

• nach Vertragsrecht –Ansprüche aus einem Werkvertrag nach § 1486 ABGB (wenn die Leistung im Rahmen eines gewerblichen oder sonstigen geschäftlichen Betriebs erbracht wurde), 3 Jahre

• Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Ablehnung einer Bewerbung nach §§ 15 Abs. 1 und 29 Abs. 1 GlbG sowie § 7k Abs. 1iVm Abs. 2 Z 1 BEinstG, 6 Monate

• Aufbewahrungspflicht für Daten betreffend der Sozialversicherungsbeitragspflicht nach § 68 ASVG, 3 bzw. 5 Jahre

• Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren für Abfertigungsansprüche und Betriebspensionen nach Betriebsübergang nach § 6 Abs. 2 AVRAG

• Aufbewahrungspflicht von 30 Jahren für Mitarbeiterdaten für die Ausstellung eines Dienstzeugnisses nach § 1478 ABGB

1.6 Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, die erforderlich sind, um personenbezogene und sensible Daten gegen unrechtmäßige Verarbeitung, gegen unrechtmäßige oder unbeabsichtigte Veränderung oder Löschung sowie gegen Verlust und gegen unberechtigte Weitergabe oder unberechtigten Zugriff zu schützen.

Wir überprüfen regelmäßig unser System hinsichtlich potenzieller Schwachstellen und Angriffe. Da das Internet allerdings keine hundertprozentig sichere Umgebung ist, können wir für die Sicherheit der Daten, die über das Internet an uns übertragen werden, keine Gewährleistung oder Haftung übernehmen. Es gibt keine Garantie dafür, dass nicht auf Informationen zugegriffen wird oder dass Informationen nicht offengelegt, geändert oder infolge der Durchbrechung unserer physischen, technischen und organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen zerstört werden.

1.7 Umgang mit Betroffenenrechten

Bezüglich der folgenden Betroffenenrechte gewähren wir Auskunft bzw. Information innerhalb eines Monats. In Ausnahmefällen kann sich die Frist auf 3 Monate ausweiten.

• Recht auf Information über personenbezogene Daten

Recht auf Auskunft

• Recht auf Berichtigung

Recht auf Löschung

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Recht auf Datenübertragbarkeit

• Recht auf Widerspruch

1.8 Sicherheitsvorfall

Sollte ein Sicherheitsrisiko eintreten – beispielsweise eine Hackattacke auf unsere Datenbanken etc., werden wir alle nötigen Vorkehrungen treffen, um das Problem schnellstmöglich zu beheben und Schadenbegrenzung zu betreiben, sowie den Vorfall innerhalb von 72 Stunden bei der Datenschutzbehörde melden.

1.9 Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise zu ändern. Änderungen geben wir rechtzeitig auf unserer Website oder per E-Mail bekannt. Soweit eine bestimmte Art der Datenverwendung einwilligungsabhängig ist und sich eine Änderung dieser Datenschutzhinweise auf die betreffende Datenverwendung auswirkt, werden wir – soweit gesetzlich erforderlich – bei solchen Änderungen erneut die Zustimmung der betroffenen Person einholen.